양몽구씨

뉴욕타임즈 기사 "An Empty In-Box, or With Just a Few E-Mail Messages? "에서

뉴욕타임즈의 most e-mailed 기사를 요즘 매일 체크해보는데, 요즘 "줄어든 식대로 건강하게 식사하는 법"과 함께 꽤나 도움이 된다고 생각한 기사다. 다음은 그 내용.


이메일에 압도 당하지 않고 잘 관리하는 방법.

1. 이메일에 할애하는 시간을 줄이기.
이메일 수신 확인 알람을 꺼두고, 한시간에 세번 이상 확인하지 않는다. 만약 20분 내에 당신이 답변해야 할 급박한 내용이라면, 상대방은 전화를 하지 메일로 보내지 않는다.

2. 받은 편지함 정리하기.
당신의 받은 편지함은 오늘부터 비어있어야 한다. 한시간에서 두시간 정도를 할애해 당신의 몇 달간의 이메일을 정리하여 "Archive" 라는 폴더를 만들어 옮겨라(이름은 상관 없다. 지난 편지함이든지, 아무거나.).자, 당신의 편지함은 바로 이 싹 비워진 상태를 유지하는 거다. 받은 메일함에 메일이 오면 즉각적으로 처리하는 것이다. 다음은 그 정리의 단계:

2-1. 대답할 필요가 없는 이메일이라면
대답할 필요가 없는 이메일이지만 버려야 할 이유가 없는 메일은 위에서 만든 "Archive" 폴더로 보내버린다. 그러고 잊어버려라.

2-2. 짧은 대답이 가능한 이메일이라면
간단하게 대답할 수 있는 이메일이라면, 바로 답변을 해라. 답변을 하고, 원 메일은 "Archive" 폴더로 보내버린다.

2-3. 다른 사람에게 유용한 내용이라면.
포워딩 해버리고 원 메일은 "Archive" 폴더로 보내버린다.

2-4. 긴 답변을 해야하는 이메일이라면.
아웃룩이라면 flag 표시를, gmail이라면 별표를 해두고 받은 편지함에 그대로 둔다. 그리고 답변이 끝나면 원 메일은 "Archive" 폴더로 보내버린다. 그리고 메일을 쓰는 데에 너무 많은 시간을 할애하려고 하지 말고 최소한의 시간으로 줄인다.

3. 결론: 이메일 따위는 깨끗하게 정리하고, 진짜 중요한 일에 신경을 쏟자. 당신의 받은 편지함을 깨끗하게 비워두고, 길고 복잡한 답변을 해야하는 메일만을 남겨두어 한번에 처리하라.